REGLEMENT

Approuvé par le Conseil Permanent

à Amsterdam, le 18 mai 1989

et modifié pour la dernière fois

à Ciudad de México le 1er mars 2002.

TITRE I : GÉNÉRALITÉS

Art. 1. - Principes fondamentaux du système du notariat latin

Toute adaptation des principes fondamentaux du système du notariat latin doit être élaborée et approuvée par le Conseil Permanent et soumise ensuite pour ratification à l’Assemblée des Notariats membres de l’Union.

Art. 2. - Journée du Notariat Latin

2.1. Le 2 octobre, date de la tenue à Buenos Aires, Argentine, en 1948, du Ier Congrès International du Notariat Latin, a été désigné comme "Journée du Notariat Latin" par délibération de la session plénière du Congrès susmentionné.

2.2. Les Notariats membres de l'Union sont vivement invités à célébrer cette journée par des réunions ou des manifestations qui soulignent l'importance de la collaboration internationale entre les notariats et contribuent à la promotion de l'institution et des principes du notariat latin.

Art. 3. - Emblème de l'Union

L'emblème de l'Union, approuvé par le IIe Congrès International du Notariat Latin, qui s'est tenu à Madrid en octobre 1950, a une forme ovale et comprend:

- la dénomination de l'Union;

- l'aigle latin, le répertoire et la plume d'oie, symboles du notariat latin;

- la devise "LEX EST QUODCUMQUE NOTAMUS"

La reproduction de l'emblème est annexée au présent Règlement.

Le président en fonction et les présidents honoraires de l’Union sont autorisés à porter l’emblème de l’Union en collier comme signe distinctif de leur rang.

Tout autre utilisation de l’emblème de l’Union est soumise à autorisation préalable du Comité Exécutif.

Art. 4. - Diffusion des documents de l’Union

Tous les documents devront être transmis par courrier électronique chaque fois que cela sera possible.

TITRE II : LES INSTITUTIONS DE L’UINL

Outre le Congrès International du Notariat Latin dont il est traité spécifiquement sous le Titre VII du présent Règlement, les institutions de l’Union comprennent les entités suivantes :

Art. 5. - Secrétariat Administratif

5.1 Le Secrétariat administratif est le centre de l’administration de l’Union.

Son siège est actuellement établi à Rome.

5.2. Le fonctionnement du Secrétariat Administratif est assuré à la fois par une contribution du notariat du lieu où il a son siège et par une allocation de l’Union.

5.3. Le Secrétariat Administratif a pour tâches principales la préparation et le suivi des dossiers de même que de la rédaction des procès-verbaux concernant les sessions du Conseil Permanent et du Comité Exécutif ainsi que de l’Assemblée des Notariats membres, le tout en coordination avec le Président, le Secrétaire du Conseil Permanent, le Secrétaire Permanent concerné et le conseiller responsable du Secrétariat Administratif, de même que la tenue de la comptabilité de l’Union et la gestion de ses finances. Il sert en même temps d’archives “centrales” de l’Union.

Est également du ressort du Secrétariat Administratif l’administration courante des affaires de l’Union ainsi que celle relative aux Adhérents Individuels et la perception des contributions financières de ceux-ci. Le Secrétariat Administratif exécute par ailleurs tous les travaux qui lui sont confiés par le Président de l’Union. L’accomplissement de toute autre tâche requiert l’autorisation expresse de ce dernier ou, le cas échéant, du conseiller responsable du Secrétariat Administratif.

5.4. Le Conseil Permanent désigne un de ses membres résidant dans le pays du siège du Secrétariat Administratif comme responsable dudit Secrétariat.

5.5. La conduite du Secrétariat Administratif est assumée par un(e) directeur(rice) avec la collaboration du personnel nécessaire pour accomplir ses tâches.

5.6. Tous paiements inférieurs à un montant à fixer périodiquement par le Conseil Permanent pourront être effectués sous la signature individuelle du (de la) directeur(rice). Au-delà, ces paiements devront être visés par le conseiller responsable du Secrétariat Administratif où, à défaut, par le Trésorier de l’Union.

Art. 6. - Office Notarial Permanent d'Echange International (ONPI)

6.1. L'activité de l'ONPI se déroule sous la supervision du Conseil Permanent.

6.2. L’ONPI a pour tâche essentielle l’information des notaires, des notariats et des personnes travaillant pour ou avec l’Union, par le moyen de la publication des travaux, des résolutions, des conclusions et des manifestations des instances de l’Union et des Notariats membres (journées, rencontres et congrès) et ce à travers la Revue Internationale du Notariat (RIN) ainsi que d’autres moyens de diffusion et de communication.

Les activités de l'ONPI consistent également en:

- la publication et la diffusion des revues, des monographies et des études qui lui ont été confiées par le Conseil Permanent;

- la diffusion de livres, de revues et de publications ayant un intérêt pour le Notariat;

- la diffusion de la législation et de la jurisprudence en matière de Notariat;

- la compilation et la diffusion de documents et d'informations d'intérêt notarial;

- la tenue de la «home page UINL» sous la direction du Président de l’Union;

- l’octroi d’une assistance technique à la Commission Relations Publiques et Image du Notariat pour la mise en œuvre des recommandations que celle-ci estime opportunes et souhaitables en relation avec les projets et actions de promotion, sur le plan international, de l’image du Notariat dans ses relations publiques, l’ONPI devant s’occuper de leur diffusion par tous les moyens de communication.

Dans l’accomplissement de sa tâche, l’ONPI privilégiera le support informatique dans toute la mesure du possible.

6.3. L’ONPI est dotée d’un bureau comprenant un ou plusieurs vice-présidents, un secrétaire et un trésorier ainsi que d’autres membres, tous nommés par le Conseil Permanent.

Par ailleurs, des représentants de la Commission Relations Publiques et Image du Notariat seront invités à toutes les réunions plénières de l’ONPI.

Art. 7. - Secrétariats Permanents

7.1. La fonction principale des Secrétariats Permanents est d'établir et de maintenir un lien permanent entre l'Union et les organismes nationaux des Notariats membres, les organisations internationales avec lesquelles il existe des relations continues de collaboration et les organismes, associations et personnes physiques ou morales avec lesquels le Conseil Permanent est en contact.

7.2 Les Secrétariats Permanents doivent également maintenir un lien constant avec le Président et les membres du Conseil Permanent ainsi qu'avec les institutions, les commissions et les organismes de l'Union et participer aux réunions de tout genre qui se tiennent dans la zone relevant de leur compétence, réunions auxquelles les titulaires de ces fonctions doivent par conséquent être invités.

7.3 Les Secrétariats Permanents doivent émettre périodiquement un bulletin contenant des informations sur l'activité du Conseil Permanent, des institutions et des commissions de l'Union ainsi que des Notariats membres et dont la diffusion doit être la plus ample possible, enfin maintenir les contacts nécessaires avec les moyens de communication de masse.

7.4. Ils sont par ailleurs, en collaboration avec le Secrétariat Administratif, responsables de la tenue du secrétariat et de la rédaction des procès-verbaux des Assemblées des Notariats membres de l’Union se déroulant sur le continent où le Secrétariat Permanent concerné est situé.

A défaut de Secrétaire Permanent sur ledit continent, le Secrétariat Permanent Européen assumera cette tâche.

7.5. Les Secrétariats Permanents doivent rédiger et maintenir constamment à jour:

- la liste des Notariats membres de l'Union avec l'adresse de leur organisation nationale, le nom et l'adresse du Président en fonctions et des membres du Conseil de Direction;

- la liste des organisations internationales qui ont officiellement reconnu l'Union ou avec lesquelles il existe des relations continues de collaboration, ainsi que les noms, qualifications et adresses des personnes avec lesquelles les relations susmentionnées sont maintenues;

- la liste et l'adresse complète des membres exécutifs, effectifs et honoraires du Conseil Permanent, l'indication de la date de leur nomination et du nombre des sessions auxquelles chacun d'eux a assisté ainsi que l'éventuelle justification de leurs absences.

7.6 Les Secrétariats Permanents doivent recevoir constamment de la part des organismes nationaux des Notariats membres des informations relatives aux rencontres, séminaires et congrès notariaux nationaux ou plurinationaux et diffuser les nouvelles s'y rapportant.

7.7 Les Secrétariats Permanents doivent recevoir et classer dans les archives les copies de la correspondance officielle d'intérêt général , concernant leurs zones de compétences respectives, échangée entre les membres du Conseil Permanent, entre ces derniers et les institutions, organismes et commissions de l'Union, entre l'Union et les organisations aussi bien nationales qu'internationales avec lesquelles il existe des relations continues de collaboration.

Ces copies doivent leur parvenir au plus tard dans le mois qui suit la fin d'une année.

7.8 Les Secrétariats Permanents doivent tenir à jour et classer dans leurs archives:

- les procès-verbaux des réunions de l'Assemblée des Notariats membres;

- les procès-verbaux des réunions du Conseil Permanent;

- la copie de la correspondance d'intérêt général des différents membres de l'Union, ainsi que des Représentants auprès des organisations internationales avec lesquelles il existe des relations continues de collaboration;

- la copie de la correspondance d'intérêt général, des convocations et des procès-verbaux, complétés de leurs annexes, des réunions des institutions, organismes et commissions de l'Union, ainsi que des rapports et des études effectuées;

- tous les documents et les rapports des Congrès Internationaux du Notariat Latin;

- tout autre document ou lettre d'intérêt général.

7.9 Les Secrétariats Permanents ont enfin pour tâche de :

- coordonner les activités des représentants de l’Union auprès des institutions et organismes internationaux ou régionaux établis sur les continents auxquels ils appartiennent; et ceci, sous forme d’un Comité de Coordination des Représentants de leur zone dont les compétences sont définies à l’article 48;

- conseiller le Président de l’Union quant aux démarches à effectuer le cas échéant afin d’améliorer la représentation de l’Union auprès de ces institutions et organismes.

7.10. En cas de décès, révocation, démission ou autre empêchement d'un Secrétaire Permanent, le Président de l’Union désigne la personne qui le remplacera provisoirement jusqu'à la prochaine réunion du Conseil Permanent qui pourvoira à la désignation définitive.

Art. 8. - Trésorerie de l'Union

8.1. La Trésorerie de l’Union est gérée par un responsable élu par l’Assemblée des Notariats membres (“le Trésorier de l’Union”) et faisant partie du Comité Exécutif.

8.2. Avec l’accord du Comité Exécutif, le Trésorier choisit la ou les banques qu’il juge appropriée(s) pour déposer et gérer les fonds de l’Union.

8.3. Tous les paiements pour compte de l’Union sont effectués dans les meilleurs délais par le Trésorier de l’Union ou sous son contrôle.

8.4. Toutes les institutions, les organismes et les commissions de l'Union doivent, au plus tard le 31 mars de chaque année, préparer et transmettre au Trésorier de l’Union les comptes annuels de l'exercice écoulé ainsi qu’au plus tard le 31 août de la même année, leur budget pour l’exercice suivant, et ce sur base d'un schéma uniforme établi par ledit Trésorier.

8.5. Le Trésorier de l’Union doit présenter à chaque réunion du Conseil Permanent son rapport sur l'état des finances de l'Union, accompagné des comptes annuels consolidés ainsi que du budget pour l’exercice suivant.

Lors de chaque réunion du Comité Exécutif, le Trésorier de l’Union commente l’évolution des finances de celle-ci.

Ces mêmes documents sont transmis simultanément au Conseil de Surveillance Financière.

8.6. En cas de décès, de démission, de révocation ou autre empêchement du Trésorier de l’Union, ses fonctions sont assurées temporairement par un autre membre du Comité Exécutif choisi par le Président de l’Union jusqu’à la prochaine Assemblée des Notariats membres qui procédera à l’élection définitive d’un nouveau Trésorier.

TITRE III : LES COMMISSIONS ET LES GROUPES DE TRAVAIL DE L’UNION.

CHAPITRE I : LES COMMISSIONS.

I - NORMES GÉNÉRALES

Art. 9. – Fonctionnement

9.1 Les objectifs des commissions sont de:

a) traiter les problèmes notariaux d’un intérêt particulier sur le plan tant juridique que professionnel dans leurs aires respectives de compétence;

b) œuvrer à la diffusion des principes du Notariat Latin par tous les moyens possibles;

c) organiser des journées d’études sur des thèmes d’intérêt notarial sur le plan tant juridique que professionnel;

d) collaborer avec les organisations internationales ayant leur siège dans leurs aires respectives de compétence par l’intermédiaire de représentants désignés conformément au présent règlement;

e) assumer les objectifs spécifiques leur attribués par le Conseil Permanent soit directement soit sur proposition de chacune desdites commissions.

9.2 Chaque commission est dotée d’un Bureau composé d’un président, membre du Conseil Permanent, d’un ou plusieurs vice-présidents, d’un secrétaire et d’un trésorier, ces deux dernières fonctions pouvant être combinées.

9.3 Les membres des commissions intercontinentales sont nommés par le Conseil Permanent au nombre de cinq à vingt-cinq.

Les commissions continentales sont, quant à elles, composées d’un ou de deux délégués effectifs et d’autant de délégués suppléants des Notariats membres concernés.

9.4 Les commissions dépendent du Conseil Permanent et du Président de l’Union qu’elles devront tenir informés de leur activités; elles peuvent en outre donner des avis et prêter assistance aux Notariats membres sur instructions préalables desdits organes.

9.5. Aux réunions des commissions pourront assister tous les membres du Conseil Permanent et les présidents des Notariats membres et/ou leurs représentants, avec un droit d’intervention au cours des débats, sans bénéficier toutefois du droit de vote, sauf en ce qui concerne les présidents ou représentants des Notariats membres américains et africains dans leurs commissions continentales respectives.

9.6. Les commissions se réunissent pour autant que possible au moins deux fois par an, aux dates et lieux qu’elles fixent elles-mêmes, en tâchant de les faire coïncider, sans superposition, avec d’autres réunions ou manifestations de l’Union.

En tout état de cause, les commissions, ou, à tout le moins, leurs bureaux, devront se réunir au plus tard dans les deux mois qui suivent leur nomination. Les commissions intercontinentales pourront, durant cette même période, se réunir par sections continentales.

9.7. Les réunions seront convoquées par le président de chaque commission avec un préavis d’au moins soixante jours adressé par les moyens qu’il considère les plus appropriés et en indiquant les lieu et date des réunions, et en y ajoutant pour approbation le procès-verbal de la séance précédente ainsi que les points à l’ordre du jour. En cas d’urgence fondée, le président d’une commission peut, avec l’autorisation du Président de l’Union, convoquer une réunion avec un préavis inférieur à celui précité. Le Président de l’Union a de son coté la faculté de convoquer à tout moment une réunion extraordinaire de commission.

9.8. Les membres de chaque commission, ainsi que les représentants de l’Union pour les sujets relevant de leurs activités spécifiques, ont le droit de proposer la mise à l’ordre du jour de points supplémentaires, ceci avec préavis de trente jours avant la date de réunions ou même sans aucun délai si la majorité des membres de ladite commission l’autorise en cours de réunion.

9.9. Le président de chaque commission peut inviter aux réunions de sa commission toute personne dont il estime la présence utile pour la réussite des réunions.

9.10. La qualité d’observateur permanent à une commission doit être dans tous les cas approuvée préalablement par le Conseil Permanent conformément aux dispositions de l’article 41.

9.11. Les résolutions sur les rapports d’une commission sont adoptées à la majorité des membres présents, son président disposant d’une voix prépondérante en cas de partage des voix. Ces résolutions n’ont que la valeur de recommandations à l’égard du Conseil Permanent.

9.12. Chaque président dirige les réunions de sa commission en établissant le mode de travail à suivre.

La Commission peut créer, en son sein, des sous-commissions ou groupes d’études afin d’étudier des problèmes spécifiques. Elle en désigne les présidents ainsi que tous autres titulaires éventuels de charges et en détermine les modalités de fonctionnement.

9.13. Les membres des commissions sont tenus de participer aux réunions fixées par leurs présidents, sous peine de substitution en cas d’absences injustifiées à deux reprises.

9.14. Le secrétaire de chaque commission prépare la convocation ainsi que la documentation nécessaire en vue des sujets à traiter et il envoie le tout aux membres de la commission.

9.15. Le secrétaire rédigera le procès-verbal de chaque session, qu’une fois approuvé par le président, il envoie à ses destinataires dans un délai de soixante jours au maximum après ladite réunion.

9.16. Copie de tous ces documents est transmise au Président de l’Union, aux Secrétaires Permanents, au Secrétariat Administratif et à l’ONPI.

9.17. Les fonds à la disposition de chaque commission sont utilisés sous la signature conjointe du président et du trésorier de ladite commission et/ou de deux membres que la commission désignera.

9.18. Chaque commission doit rendre compte de sa gestion financière et présenter un plan de travail prévisionnel ainsi qu’un budget pour l’exercice annuel suivant au Trésorier de l’Union dans les termes que fixe le Conseil Permanent. En cas contraire toute allocation de fonds sera suspendue dans l’attente de l’approbation par le Conseil Permanent desdits comptes et des plans de travail. Par ailleurs les frais de voyage et de séjours des membres d’une commission ne peuvent pas être mis à charge de cette dernière, sauf dérogation expresse de la commission.

9.19. Toute recette extraordinaire pouvant être obtenue par une commission doit être soumise à l’approbation préalable du Conseil Permanent.

9.20. Le Président de la commission doit transmettre des rapports semestriels détaillés au Comité Exécutif et des rapports annuels au Conseil Permanent, sur les activités accomplies et les développements souhaités, sur lesquels le Conseil Permanent statuera en définitive.

9.21. La commission peut, dans l'intérêt général du notariat et sous contrôle du Comité Exécutif, publier elle-même ou autoriser la publication de ses travaux, à condition que l'on en cite l'origine, dans des organes de presse nationale ou internationale tant quotidiens que périodiques ou suivant toute autre modalité. De son côté le Comité Exécutif peut également lui-même, après avoir consulté la commission concernée, décider d’une telle publication.

Au cas où telle publication générerait des revenus, ceux-ci reviendront à l’Union qui pourra cependant en ristourner une partie à la commission concernée.

II : NORMES PARTICULIÈRES

A. Commissions continentales

Art. 10. – Commission des Affaires Africaines (CAAf)

10.1. La Commission des Affaires Africaines est constituée des présidents des Notariats membres ou de leurs représentants ainsi que des Conseillers permanents qui appartiennent au continent africain, exception faite pour les pays qui longent la Méditerranée.

Art. 11. – Commission des Affaires Américaines (CAA)

11.1. La Commission des Affaires Américaines est constituée des présidents des Notariats membres ou de leurs représentants qui appartiennent au continent américain.

11.2 En plus des objectifs généraux décrits ci-dessus à l’article 9.1, la Commission des Affaires Américaines poursuit les buts spécifiques suivants :

- prêter assistance aux notariats américains pour favoriser leur organisation en associations et en collèges ainsi que pour les aider dans le développement et l'amélioration de l'activité professionnelle;

- promouvoir la formation tant initiale que continue des notaires de son rayon d’action par l’intermédiaire de l’Académie Notariale Américaine.

Art. 12. – Commission des Affaires Européennes et de la Méditerranée (CAEM)

12.1. La Commission des Affaires Européennes et de la Méditerranée est constituée des délégués des notariats des pays appartenant à l'Europe et des pays longeant la Méditerranée à raison d’un ou deux délégués effectifs et d’un ou deux délégués suppléants par Notariat.

12.2 En plus des objectifs généraux décrits ci-dessus à l’article 9.1, la CAEM poursuit les buts spécifiques suivants :

- collaborer avec les organisations internationales ayant leur siège dans son aire de compétence et/ou ayant des activités se rattachant à l'institution du notariat afin d’étudier des sujets de droit comparé et de droit international privé dans les domaines intéressant spécialement le notariat;

- promouvoir la formation tant initiale que continue des notaires de son rayon d’action par l’intermédiaire de l’Académie Notariale Européenne.

Art. 13. – Commission des Affaires de l’Union Européenne (CAUE)

13.1. La Commission des Affaires de l'Union Européenne est constituée des délégués des notariats des pays appartenant à l'Union Européenne à raison d’un ou deux délégués effectifs et d’un ou deux délégués suppléants par Notariat.

13.2. En plus des objectifs généraux décrits ci-dessus à l’article 9.1, la CAUE poursuit les buts spécifiques suivants :

- étudier les problèmes juridiques et techniques que pose au notariat le développement de l’Union Européenne;

- collaborer, en accord avec la Conférence des Notariats de l’Union Européenne (CNUE), avec les Institutions de l’Union Européenne à l’élaboration du droit communautaire et à la mise en place des instruments et services juridiques appropriés;

- approfondir et promouvoir la connaissance et l'harmonisation de la loi et du droit national des notariats de l’Union Européenne;

- promouvoir la communication et la circulation de l’information entre les notariats de l’Union Européenne aux fins de coordination et d’harmonisation de leurs activités.

B. Commissions intercontinentales

Art. 14. - Commission de Coopération Notariale Internationale (CCNI)

14.1. La CCNI a, entre autres, les buts suivants:

- instituer et établir des relations avec les notariats, les notaires et les organisations notariales auxquelles se réfère l'art. 2.2 des Statuts afin de favoriser l'application et le développement des principes fondamentaux du système du notariat latin;

- prêter assistance, sur leur demande, aux notariats, membres ou non de l'Union, lorsque dans leur pays respectif il y a lieu de promulguer ou de modifier une loi notariale;

- préparer un avis documenté sur la demande d'adhésion à l'Union d'un nouveau notariat.

14.2. La CCNI doit établir en accord avec le Conseil Permanent son programme d'activités, qui ne doit pas se recouper avec celui relevant de la compétence des autres organismes de l'Union.

14.3. La CCNI peut nommer des délégués sectoriels pour des fonctions précises; elle les choisit parmi ses propres membres. Le Président de la CCNI, avec l'autorisation du Président de l’Union, peut aussi déléguer des notaires non-membres de la Commission pour des tâches spéciales et motivées; les frais exposés par le délégué pour l'accomplissement de telles tâches sont à la charge de son notariat qui doit donc consentir à cette délégation.

Le Président de la Commission peut inviter un ou plusieurs délégués à assister aux réunions du Bureau s’il l’estime nécessaire.

Art. 15. - Commission Consultative (CC)

15.1. Outre son Président, son ou ses Vice-Présidents, son trésorier et ses autres membres, tous désignés en son sein par le Conseil Permanent, la Commission Consultative comprend de droit les Secrétaires Permanents (dont l’un exerce les fonctions de Secrétaire) ainsi que le Président de l’ONPI ou son représentant.

15.2. La Commission Consultative a pour tâche de fournir des avis et des recommandations au Président de l'Union, à l’Assemblée des Notariats membres et au Conseil Permanent, ainsi qu’au Comité Exécutif et aux institutions et aux organismes de l'Union sur toute question inhérente à leur activité et sur les modifications et l'interprétation des normes statutaires et réglementaires.

La Commission agit également en tant que Commission de Conciliation en cas de différends entre plusieurs membres ou organes de l’Union, et en outre en tant que Commission Electorale pour l’examen et la vérification des candidatures à des fonctions électives d’après les dispositions des Statuts et du Règlement de l’Union.

Art. 16. – Commission “Jeunes Notaires” (CJN)

16.1. La Commission a pour tâche de fournir des avis et recommandations au Président de l'Union, au Comité Exécutif et au Conseil Permanent, ainsi qu’aux institutions et aux organismes de l'Union au sujet de l'accès à la fonction notariale, de l'intégration dans la profession et des perspectives d’avenir des jeunes notaires.

Art. 17. – Commission Adhérents Individuels (CAI)

17.1. La Commission Adhérents Individuels a pour tâche d’étudier toute question relative aux adhérents individuels, à leurs droits et leurs obligations, et de fournir des avis et des recommandations au Président de l‘Union et au Conseil Permanent ainsi qu’au Comité Exécutif.

Art.18. – Commission Relations Publiques et Image du Notariat (CRPIN)

18.1 La Commission des Relations Publiques et Image du Notariat fournit des avis et des recommandations au Président de l’Union, au Comité Exécutif et au Conseil Permanent, ainsi qu’aux institutions et aux organismes de l’Union sur les méthodes les plus appropriées pour faire connaître à l’opinion publique en général les avantages de l’authenticité ainsi que, de la légalité et de la sécurité juridique des actes et opérations juridiques réalisés avec l’intervention notariale par la promotion d’une insertion plus grande de celle-ci dans le monde actuel et en suggérant les moyens les plus appropriés pour y parvenir.

Elle exécute sous le contrôle du Président de l’Union les tâches de promotion qui lui ont été confiées dans ces domaines quelque soit le support utilisé.

Dans l’accomplissement de sa mission de promotion, la Commission pourra formuler à l’ONPI les recommandations qu’elle estime opportunes et souhaitables ainsi que solliciter son assistance technique pour la diffusion de ses plans d’action.

Par ailleurs, des représentants de l’ONPI seront invités à toutes les réunions de la Commission.

Art 19. – Commission Informatique et Sécurité Juridique (CISJ)

19.1 La Commission Informatique et Sécurité Juridique a pour objet d’étudier comment réussir une insertion plus grande du notariat de type latin dans les opérations juridiques qui s’effectuent au moyen des technologies les plus modernes, à l’effet de conférer à celles-ci l’efficacité la plus grande possible.

19.2 La Commission étudiera de même quelle est la meilleure organisation du service notarial à adopter avec l’utilisation des nouveaux systèmes technologiques, en conseillant au Conseil Permanent et, le cas échéant, au Comité Exécutif, les meilleurs moyens d’actualisation dans ce cadre.

Art. 20. – Commission des Thèmes et des Congrès (CTC)

20.1. La Commission des Thèmes et des Congrès a, entre autres, les buts suivants:

- étudier et proposer au Conseil Permanent les thèmes à retenir pour le Congrès International du Notariat Latin ainsi que suggérer des thèmes qui intéressent le notariat latin et qui peuvent être retenus pour d’autres manifestations notariales ;

- élaborer et proposer au Conseil Permanent les normes les plus opportunes pour le bon fonctionnement du Congrès International du Notariat Latin, ainsi que d’autres manifestations notariales;

- instituer et maintenir d'étroits rapports avec le Comité Organisateur du Congrès International du Notariat Latin ainsi que d’autres manifestations notariales promues par l'Union, pour en garantir le bon résultat en conformité avec les buts de l'Union.

Art. 21. – Commission Sécurité Sociale Notariale (CSSN)

21.1. La Commission Sécurité Sociale Notariale a pour tâche d’examiner toute question relative à la sécurité sociale de même qu’à l’assurance-responsabilité civile du notaire et de fournir dans ce contexte des avis et des recommandations au Président de l’Union, au Conseil Permanent, aux institutions et aux organismes de l’Union ainsi qu’aux Notariats membres sur instructions afférentes du Conseil Permanent.

Art. 22. – Commission de Déontologie Notariale (CDN)

22.1. La Commission a pour tâche :

- d’élaborer et de codifier les principes déontologiques qui doivent inspirer la fonction notariale dans tous les Notariats membres de l’Union ;

- d’assurer à tous les Notariats membres qui le sollicitent la fourniture des moyens et instruments juridiques les plus adéquats pour rendre effective l’application desdits principes dans chaque Notariat;

- de fournir des avis au Président de l’Union, au Comité Exécutif, au Conseil Permanent et à la Commission Consultative ainsi que, le cas échéant, aux autres institutions et organismes de l’Union en relation avec les questions de déontologie notariale, ainsi que l’application et l’interprétation des principes déontologiques notariaux.

Art. 23. – Commission des Droits humains (CDH)

23.1. La Commission des Droits humains a pour tâche :

a) d’œuvrer au développement et à la promotion du rôle du notariat garant des droits de la personne humaine;

b) de fournir à l’Union les moyens

- de souligner à l’attention des autorités internationales et nationales ainsi qu’aux notaires eux-mêmes, que la fonction notariale a pour mission, par la prévention des conflits et l’équilibre contractuel qui sont les conséquences inéluctables de l’acte authentique notarié, de faire respecter les droits de la personne humaine, en conformité – pour ce qui relève du droit contractuel – avec l’article 10 de la Déclaration Universelle des Droits de l’Homme (1948);

- de leur signaler que, par suite, le Notariat latin est une composante indispensable au fonctionnement de l’Etat de Droit et de la démocratie, par ses interventions basées sur l’équité, la légalité, la justice et l’impartialité, et constitue une juridiction volontaire de prévention des litiges;

- d’aider à la création, internationalement et/ou nationalement, de toutes législations tendant à prévenir les litiges et difficultés par la médiation ou l’arbitrage contractuel, et l’accès au droit contractuel sécurisé pour tous;

- d’œuvrer par la création, au sein de chaque notariat latin, de commissions de droits destinées à promouvoir dans chaque Etat ce qui précède.

Dans ce contexte la Commission fournit des avis et des recommandations au Président de l’Union, au Comité Exécutif et au Conseil Permanent, ainsi qu’aux institutions et organismes de l’Union.

CHAPITRE II : LES GROUPES DE TRAVAIL

Art.24. - Les groupes de travail

24.1. Les groupes de travail de l’Union, institués pour l’étude de sujets déterminés sur décision d’un organe de l’Union, relèvent de la compétence exclusive du Conseil Permanent et du Président de l’Union. Leur fonctionnement est régi par des normes analogues à celles applicables aux commissions de l’Union.

TITRE IV - LES ORGANES DE L’UNION

CHAPITRE I : L’ASSEMBLÉE DES NOTARIATS MEMBRES

Art. 25. – Convocations et ordre du jour

25.1. L'Assemblée est convoquée par le Président de l'Union par lettre, télécopie, e-mail ou tout autre moyen fiable de notification, adressée aux présidents des Notariats membres de l’Union et confirmant la date et le lieu de la réunion ainsi que les sujets à l'ordre du jour et qui est envoyée:

- pour les Assemblées ordinaires, avec préavis de trois mois;

- pour les Assemblées extraordinaires, avec préavis d'au moins soixante jours.

25.2. Tous les Notariats membres ont la faculté de demander l'inclusion de nouveaux sujets à l'ordre du jour des Assemblées ordinaires à condition que cette demande soit faite dans les trente jours suivant la convocation; dans ce cas l'ordre du jour définitif, éventuellement complété par des propositions du Président de l’Union, est transmis aux Notariats membres au moins un mois avant la réunion.

Art. 26. – Déroulement de la session

26.1. La durée de chaque session de l'Assemblée ne peut excéder trois jours.

26.2. Chaque Président ou à défaut chaque représentant d'un Notariat membre peut être accompagné à l'Assemblée de maximum deux notaires non membres du Conseil Permanent, jouissant de sa confiance et appartenant à son notariat.

26.3. A ces sessions ne peuvent participer que les personnes qui y ont droit ou qui ont été spécialement autorisées par l’Assemblée ; lesdites sessions ne sont pas publiques.

26.4. En début de session, l’Assemblée sera informée des décisions prises par le Conseil Permanent depuis l’Assemblée précédente.

26.5. A l’occasion d’une proposition de la part d’un président d’un Notariat membre à l’effet de modifier une motion présentée au cours de l’Assemblée, le Président de l’Union pourra exiger la présentation de cette proposition par écrit.

26.6. Le Président de l’Union fixe la durée des interventions et décide de l'admission de nouvelles interventions sur le même sujet.

26.7. Avant de clore la session, il convient d'établir le pays, la localité et la date approximative de la session suivante.

Tout notariat désireux d’accueillir l’Assemblée devra soumettre, au moment de la présentation de la demande, au Président de l’Union un dossier de candidature contenant le programme envisagé, les prestations offertes aux participants ainsi que les droits d’inscription qui seront mis à leur charge pour couvrir tous les frais à débourser pour le déroulement des travaux de l’Assemblée et notamment la location des locaux nécessaires, deux déjeuners de travail au moins, la traduction simultanée dans les cinq langues usuelles de l’Union et l’équipement adéquat pour l’enregistrement des débats.

Ces droits d’inscription ne pourront excéder le plafond de 300$US par participant.

Art. 27. – Procès-verbal

27.1. Le procès-verbal d'une Assemblée des Notariats membres est établi sous la responsabilité du Secrétariat Permanent du continent où s'est tenue ladite Assemblée et ce en collaboration du Secrétariat Administratif, après quoi il est soumis au Président de l’Union pour avis favorable.

27.2. Le procès-verbal des réunions est rédigé en tenant compte du déroulement de la réunion et des enregistrements.

27.3 Le procès-verbal est transmis au maximum dans les trois mois qui suivent la clôture de chaque session à tous les Notariats membres de l'Union, à tous les Conseillers exécutifs et aux membres effectifs du Conseil Permanent présents à la session.

27.4. Le procès-verbal est aussi transmis aux membres du Conseil Permanent qui n'étaient pas présents à la réunion et qui en présentent par écrit la demande expresse au Secrétariat Administratif.

27.5. Le Président de l’Union peut accepter les observations éventuelles qui lui sont parvenues, s'il les considère comme correspondant au déroulement des débats.

27.7 Le procès-verbal, avec les observations acceptées par le Président de l’Union, est soumis à l'approbation de l’Assemblée des Notariats membres lors de la session suivante et est ensuite déposé avec toutes ses annexes aux Secrétariats Permanents et au Secrétariat Administratif.

CHAPITRE II : LE CONSEIL PERMANENT ET SON COMITÉ EXÉCUTIF

A. Le Conseil Permanent

Art. 28. - Convocations et ordre du jour

28.1. Les réunions du Conseil Permanent sont convoquées par le Président de l'Union par lettre, télécopie, e-mail ou tout autre moyen fiable de notification, confirmant la date et le lieu de la réunion qui se tiendra obligatoirement en concordance avec celle de l’Assemblée des Notariats membres à l’exception de la première réunion de la législature qui aura lieu au plus tard le 15 mars suivant le début de celle-ci. Cette convocation, envoyée avec un préavis d'au moins soixante-quinze jours, reproduira les sujets à l’ordre du jour.

28.2. La convocation est envoyée à tous les membres du Conseil Permanent ainsi qu'aux présidents des Notariats membres, afin que les uns et les autres puissent proposer d'inclure d'autres sujets à l'ordre du jour, et ce dans les trente jours suivant la convocation.

28.3. Le Président détermine les sujets qui doivent former l'ordre du jour définitif en tenant compte pour autant que possible des demandes parvenues.

28.4. L'ordre du jour définitif, ainsi que les rapports et les documents qui exigent un examen préalable, doivent être transmis aux membres du Conseil Permanent au moins trente jours avant la date prévue pour la réunion. Ledit ordre du jour définitif sera également transmis, mais sans annexes, pour information aux présidents des Notariats membres.

28.5. Les délibérations, pour être valables, ne doivent concerner que des sujets mis à l'ordre du jour.

28.6 Les membres du Conseil Permanent peuvent cependant proposer en cours de réunion de traiter de questions spécifiques n’impliquant pas de résolution formelle comme des ratifications, déclarations de principe ou d’appui à des notariats déterminés, etc.

Art. 29. – Déroulement de la réunion

29.1. La durée de chaque réunion du Conseil Permanent ne peut excéder trois jours.

29.2. A ces réunions ne peuvent participer que les personnes qui y ont droit ou qui y ont été spécialement autorisés par le Conseil Permanent; les dites réunions ne sont pas publiques.

29.3. Le Président peut inviter aux réunions, dans les limites qu'il juge opportunes, des tierces personnes pour développer un thème d’intérêt notarial ou présenter un rapport pouvant intéresser l’Union.

29.4. A la requête du notariat hôte, le Président de l’Union peut autoriser l’ouverture de la réunion par un acte solennel.

29.5. A l’ouverture de la séance, le Président de l’Union fait contrôler l’existence du quorum requis qu’il portera à la connaissance du Conseil Permanent ensemble avec les excuses reçues pour absence justifiée.

29.6. Le Président de l’Union soumettra à la considération du Conseil Permanent l'ordre de priorité pour l'examen des sujets inclus à l'ordre du jour.

29.7. Le Président de l’Union présente un rapport sur l’activité déployée et les résultats obtenus depuis la session précédente.

Aucun autre rapport soumis à la considération du Conseil Permanent ne sera lu, mais ils seront distribués aux conseillers et leurs auteurs pourront donner des éclaircissements ou répondre aux questions qui seront posées à ce sujet.

29.8. Le Président fixe la durée des interventions et décide de l'admission de nouvelles interventions sur le même sujet.

29.9. Les motions d'ordre ne peuvent être présentées que si elles se réfèrent aux votes, à la procédure, à la violation de normes statutaires ou réglementaires ou à des normes de style et elles ne doivent pas faire l'objet d'un débat; il relève de la compétence exclusive du Président de les accueillir ou de les repousser.

29.10. Après la fin des débats, le Président de l’Union présentera un rapport sur l’état de l’Union et proposera les orientations à suivre pour l’avenir.

29.11. Avant la clôture de la réunion, il convient de décider du pays, du siège et de la date approximative de la réunion suivante.

Tout notariat désireux d’accueillir le Conseil Permanent devra soumettre, au moment de la présentation de la demande, au Président de l’Union un dossier de candidature contenant le programme envisagé, les prestations offertes aux participants ainsi que les droits d’inscription qui seront mis à leur charge pour couvrir tous les frais à débourser pour le déroulement des travaux du Conseil Permanent et notamment la location des locaux nécessaires, deux déjeuners de travail au moins, la traduction simultanée dans les cinq langues usuelles de l’Union et l’équipement adéquat pour l’enregistrement des débats.

Ces droits d’inscription ne pourront excéder le plafond de 300$US par participant.

29.12. Au début de chaque nouvelle législature, le Président de l’Union communiquera aux organisations internationales et aux Notariats membres les nominations et désignations effectuées par le Conseil Permanent , ou le cas échéant, par le Comité Exécutif pour ladite législature.

29.13 La réunion du Conseil Permanent, qui devra se tenir au début de chaque législature avant le 15 mars, sera :

- la dernière du Conseil Permanent de la législature précédente;

- la première du Conseil Permanent de la législature en cours.

Art. 30. – Procès-verbal

30.1. Le procès-verbal des réunions est rédigé par le Secrétariat Administratif, sous la responsabilité du Secrétaire du Conseil Permanent, le tout en tenant compte du déroulement de la réunion et des enregistrements.

Il est ensuite soumis au Président de l’Union pour avis favorable.

30.2. Le procès-verbal est transmis au maximum dans les trois mois qui suivent la clôture de chaque séance à tous les Notariats membres de l'Union, à tous les Conseillers exécutifs et aux membres effectifs du Conseil Permanent présents à la réunion.

30.3. Le procès-verbal est aussi transmis aux membres du Conseil Permanent qui n'étaient pas présents à la réunion et qui en présentent par écrit la demande expresse au Secrétariat Administratif.

30.4. Le procès-verbal est considéré comme approuvé par ceux qui n’auront pas communiqué leurs observations au Secrétariat administratif au plus tard dans les soixante jours qui suivent la réception du procès-verbal.

30.5. Le Président de l’Union de l’Union peut accepter les observations éventuelles qui lui sont parvenues, s'il les considère comme correspondant au déroulement des débats.

30.6. Le procès-verbal, avec les observations acceptées par le Président de l’Union, est soumis à l'approbation du Conseil Permanent lors de la réunion suivante et est ensuite déposé avec toutes ses annexes aux Secrétariats Permanents et au Secrétariat Administratif.

30.7. En cas de décès, révocation, démission ou autre empêchement du Secrétaire du Conseil Permanent, les procès-verbaux des réunions du Conseil Permanent seront rédigés sous la responsabilité du Secrétaire Permanent du continent auquel appartient le Président de l’Union.

B. Le Comité Exécutif

Art. 31.- Convocations et ordre du jour

31.1. Les réunions du Comité Exécutif sont convoquées par lettre, télécopie, e-mail ou tout autre moyen fiable de notification par le Président de l’Union confirmant la date et le lieu des réunions ainsi que les sujets à l’ordre du jour et envoyée avec préavis d’au moins trente jours. En cas d’urgence, ce préavis peut être réduit à dix jours.



31.2. Les membres effectifs du Conseil Permanent seront informés, avec le même préavis, de la date et du lieu de ces réunions ainsi que de leur ordre du jour.

31.3. Le Président de l’Union est maître de l’ordre du jour de la réunion.

Art. 32. – Déroulement de la réunion

32.1. La durée de chaque réunion du Comité Exécutif ne peut excéder trois jours.

32.2. Les règles à observer dans le déroulement de la réunion du Comité Exécutif sont, mutatis mutandum, les mêmes que celles décrites aux articles 28.2 à 28.6 pour les réunions du Conseil Permanent, sauf qu’une traduction simultanée en deux langues au minimum, à savoir le français et l’espagnol, est suffisante.

32.3. Au cours de chaque réunion, le Comité Exécutif analysera l’évolution des activités et des finances de l’Union sur base des rapports semestriels que devront lui fournir les organismes, institutions, commissions et groupes de travail ainsi que le Trésorier de l’Union.

Il prendra par ailleurs les décisions qui s’imposent dans le cadre des compétences lui dévolues par les statuts ainsi que dans celui des fonctions et missions que le Conseil Permanent et/ou l’Assemblée des Notariats membres lui auront déléguées.

En aucun cas le Comité Exécutif ne pourra altérer ou modifier une décision prise par le Conseil Permanent en session plénière.

Art. 33. – Procès-verbal.

33.1. Le procès-verbal des réunions est rédigé par le Secrétariat Administratif sous la responsabilité du Secrétaire du Conseil Permanent et sous le contrôle du Président de l’Union, le tout en tenant compte du déroulement de la réunion et des enregistrements.

33.2 Le procès-verbal est transmis au maximum dans les deux mois qui suivent la clôture de chaque séance à tous les membres du Comité Exécutif.

33.3 Le Président de l’Union peut accepter les observations éventuelles qui lui sont parvenues, s'il les considère comme correspondant au déroulement des débats.

33.4 Le procès-verbal, avec les observations acceptées par le Président de l’Union , est soumis à l'approbation du Comité Exécutif lors de la réunion suivante et est ensuite déposé avec toutes ses annexes aux Secrétariats Permanents et au Secrétariat Administratif.

33.5 Les conclusions des réunions du Comité Exécutif sont transmises à tous les membres du Conseil Permanent et annexées aux documents destinés au Conseil Permanent.

CHAPITRE III : LA PRÉSIDENCE

Art. 34. – Nomination du candidat à la Présidence de l’Union

34.1. Lors de sa troisième réunion au cours d’une législature, le Conseil Permanent procède à la désignation de son candidat à la Présidence de l’Union selon la procédure prévue à l’article 36. des Statuts.

Art. 35. – Conseil Consultatif de la Présidence

35.1 Sauf décision différente du Président, le Conseil Consultatif de la Présidence est convoqué, avec un préavis adéquat, immédiatement avant ou après chaque réunion du Conseil Permanent ainsi qu’entre deux réunions du Conseil, et il traite tout sujet proposé ou admis par le Président.

Le Président informe le Conseil Permanent sur les réunions du Conseil et sur les sujets traités.

CHAPITRE IV: LE CONSEIL DE SURVEILLANCE FINANCIÈRE

Art. 36. – Fonctions

36.1. Le Conseil de Surveillance Financière a pour tâche principale de vérifier les états financiers de l’Union et de ses différents organismes ainsi que d'exprimer son opinion à leur égard. Dans ce contexte, il examine et évalue l'efficacité des contrôles comptables internes pour en établir la fiabilité aux fins de la détermination de la nature, du moment et de l'étendue des sondages de vérification qu'il déciderait d’exécuter.



36.2. Dans le cadre de sa mission, le Conseil de Surveillance Financière s'assurera également de la bonne communication entre le Trésorier de l’Union et les organes de celle-ci dans la poursuite de leurs rôles respectifs.

Art. 37. – Rapports

37.1. Le Conseil de Surveillance Financière déposera son rapport pour le Conseil Permanent et pour l'Assemblée ordinaire des Notariats membres au moins trois mois avant la date des réunions de ces organes.

TITRE V : ADMISSION DE NOUVEAUX NOTARIATS MEMBRES

Art. 38. - Procédure d’admission.

38.1. Une demande d’admission, qui doit être adressée au Président de l’Union, peut être prise en considération si elle émane d’un notariat dont l’organe représentatif a au moins un an d’existence, sauf dérogation accordée par le Président de l’Union.

Elle doit être signée par le président de cet organe et accompagnée de la documentation suivante destinée à démontrer que le système notarial répond aux principes fondamentaux du notariat latin tels que définis à l’article 1.2 des statuts de l’UINL:

- Une note remplie sur base d’un questionnaire approuvé par le Président de l’Union;

- le texte complet de la loi notariale;

- les dispositions légales et réglementaires existantes qui régissent l’acte notarié et ses effets ainsi que l’activité et les compétences des notaires et de leur organe central au point de vue organisation, réglementation et discipline.

Le cas échéant, cette documentation devra être fournie dans l’une des langues usuelles de l’Union et vérifiée par un traducteur assermenté.

Enfin toute demande d’admission doit contenir la déclaration que le notariat en question connaît les principes fondamentaux du notariat latin ainsi que les Statuts et le Règlement de l’Union et qu’il s’engage à les respecter.

38.2. Le Président de l’Union transmet à la CCNI copie de la demande d’admission et de la documentation y annexée, avec la mission d’examiner ladite documentation et d’instruire le dossier en effectuant une, ou si nécessaire, plusieurs visites dans le pays concerné.

Une telle visite débutera par une concertation préliminaire entre les membres de la délégation sur base des textes légaux et réglementaires ainsi que du questionnaire précités. Les modalités de cette mission seront fixées et il sera procédé à une répartition des tâches entre les membres de la délégation.

Au cours de son séjour dans le pays du notariat concerné, la délégation visitera entre autres la siège de son organe supérieur ainsi que des études de notaires dans la capitale et en province. Par ailleurs elle sollicitera par l’intermédiaire du notariat concerné des entrevues avec les autorités de tutelle dudit notariat (Ministère de la Justice, Haute Magistrature, et, le cas échéant, d’autres autorités). Enfin elle établira des relations avec la presse nationale et locale également par l’intermédiaire du notariat concerné.

Avant de terminer sa visite, la délégation aura encore un entretien de mise au point avec les représentants officiels du notariat visité.

La délégation n’émettra son avis à l’intention du Comité Exécutif qu’après réception des pièces et/ou renseignements complémentaires éventuellement demandés lors de ce dernier entretien.

38.3. Le rapport de la Commission au Comité Exécutif doit être accompagné d’une documentation appropriée qui doit comprendre au minimum toutes les pièces énumérées ci-dessus aux articles 38.1 et 38.2

Quant au rapport lui-même, il doit contenir des indications sur :

- les caractéristiques du pays sur le plan politique et économique;

- le nombre actuel des notaires et leur localisation par districts ou régions ainsi que les possibilités éventuelles d’extension;

- l’organisation et les structures du notariat.

Il comprendra également une analyse de la législation notariale portant sur l'exercice indépendant de la profession libérale de notaire, ses fonctions d'auteur et de rédacteur d'actes auxquels il confère l'authenticité et qui sont dotés de la force probante ainsi qu'éventuellement de la force exécutoire, sa mission d'assistance et de conseil, enfin son mode de rémunération.

Art. 39. - Délibérations du Comité Exécutif

39.1. Tous les documents énumérés ci-dessus sub 38.1 à 38.2 seront transmis aux membres du Comité Exécutif si possible en annexe à l’ordre du jour de la session de ce dernier devant traiter de l’admission en question et en tout cas au plus tard quinze jours avant ladite session.

39.2 Le Comité Exécutif pourra :

- soit donner un avis favorable pour la communication du dossier aux membres effectifs du Conseil Permanent ainsi qu’aux Notariats membres de l’Union ;

- soit suspendre sa décision et ordonner un complément d’information pour sa session ultérieure;

- soit décider qu’il n’y a pas lieu à transmission de la candidature d’admission à l’Assemblée des Notariats membres.

39.3 En cas d’avis favorable, le Comité Exécutif transmettra le dossier complet d’admission, avec toutes les pièces énumérées aux articles 38.1 et 38.2 ci-dessus, aux membres effectifs du Conseil Permanent ainsi qu’aux Notariats membres avec prière de communiquer au Président de l’Union dans les trois mois leurs observations ou objections éventuelles.

Art. 40. - Délibérations de l’Assemblée des Notariats membres

40.1. Le rapport définitif du Comité Exécutif, approuvé ou modifié par ses membres en fonction des observations ou objections éventuelles des membres effectifs du Conseil Permanent ou des Notariats membres de l’Union, sera transmis audits Notariats dans les délais prévus à l’article 25.2. et en tout cas trente jours avant l’Assemblée.

40.2 La décision finale en faveur ou en défaveur de l’admission est prise par l’Assemblée sur proposition documentée du Comité Exécutif et avis du Conseil Permanent élaboré lors de sa réunion plénière précédant ladite Assemblée; l‘Assemblée peut demander un supplément d’information.

40.3. La décision négative de l’Assemblée est définitive et ne peut être attaquée; ce fait ne préjudicie pas de la possibilité pour le notariat concerné de présenter une nouvelle demande d’admission si les motifs ayant entraîné la délibération n’existent plus.

40.4. En cas de décision favorable de l’Assemblée des Notariats membres, le notariat concerné fera partie de l’Union à partir de la clôture de ladite Assemblée et il sera invité à désigner ses délégués aux commissions de la zone dont il dépend.

La cérémonie officielle d’admission au sein de l’Union aura lieu au début de la session suivante de l’Assemblée.

TITRE VI : OBSERVATEURS AUPRÈS DE L’UNION

Art. 41.- Catégories d’observateurs

41.1. Notariat candidat à l’admission

En cas de délai prolongé dans l’aboutissement de la procédure d’admission décrite au titre précédent, le Conseil Permanent peut, sur proposition du Président de l’Union, et toujours sous réserve de révocation, accorder le statut d’observateur au notariat candidat jusqu’à la décision afférente de l’Assemblée.

41.2. Associations de notaires

Le Conseil peut également accorder le statut d’observateur à des notariats n’ayant pas encore de structure organisée ainsi qu’à des organisations notariales qui répondent à des systèmes juridiques susceptibles d’appartenir au notariat latin.



41.3. Organisations extérieures au notariat

Enfin, le Conseil Permanent peut, à titre exceptionnel, accorder le statut d’observateur à des organisations qui ne rentrent pas dans le système du notariat latin, mais avec lesquelles l’Union a un intérêt primordial de collaborer dans des domaines d’intérêt commun.

Art.42. - Statut

Le Statut d’observateur ne comporte aucun droit de vote. Le Conseil Permanent fixe, de cas en cas, l’étendue des prérogatives attachées à ce statut, qu’il peut modifier à tout moment.

Enfin le Conseil Permanent peut également à tout moment révoquer le statut d’observateur accordé.

TITRE VII : LE CONGRES INTERNATIONAL DU NOTARIAT LATIN

Art. 43. - Organisation du Congrès

43.1. Le Congrès est organisé par le notariat désigné par le Conseil Permanent; le Comité Organisateur est nommé par l'organisme représentatif national du susdit notariat, exception faite pour le Président du Comité, qui est aussi le Président du Congrès et dont la nomination est régie par l'art. 50.2 des Statuts.

Le Comité Organisateur fixe, en accord avec le Comité Exécutif, les droits d’inscription au Congrès ainsi que le montant revenant à l’Union, et il doit faire tout le nécessaire pour assurer le succès du Congrès.

43.2. La Commission des Thèmes et des Congrès doit, en proposant au Conseil Permanent les thèmes du Congrès, tenir compte de la proposition que le notariat organisateur du Congrès a la faculté de présenter pour l’un des thèmes en accord avec ladite Commission.

43.3. Le Conseil Permanent, lors de la réunion qui précède immédiatement le Congrès, nomme la Commission de Vérification des Pouvoirs, composée de trois membres, dont doivent faire partie au moins deux membres exécutifs ou effectifs du Conseil Permanent; cette commission contrôle la légitimité de la représentation des notariats qui participent au Congrès et elle la communique lors de la première réunion plénière.

43.4 Le Congrès doit disposer, aussi bien pour la réunion plénière que pour les réunions de chaque commission, de structures qui permettent la traduction simultanée dans les cinq langues usuelles de l’Union et éventuellement dans les autres langues indiquées par le comité organisateur.

43.5. Le notariat organisateur prend à sa charge les frais d’organisation du Congrès et de la publication des actes, non seulement dans sa langue mais aussi dans les langues usuelles de l’Union. Font partie des actes précités en particulier les résolutions adoptées sur les thèmes du Congrès.

43.6. Le Congrès est co-présidé par le Président de l’Union et le Président du Comité Organisateur et, à son défaut, par le Vice-Président de ce comité.

43.7. Si pour une raison quelconque le Congrès ne peut se tenir dans le lieu et à l’époque fixée, le Conseil Permanent, de sa propre initiative ou sur demande du notariat organisateur, prend les dispositions nécessaires pour tenir le Congrès dans une autre localité.

43.8. Le Président de l’Union prononce un discours à l’intention des congressistes lors de la réunion plénière d’ouverture du Congrès.

Art. 44. - Les Commissions du Congrès

44.1. Lors de la première réunion plénière du Congrès sont constituées les commissions, à raison d'une pour chaque thème du Congrès.

44.2. Chaque commission est formée d'un membre effectif et d'un suppléant pour chaque Notariat membre de l'Union présent au Congrès, désignés par le Président de sa délégation.

Chaque membre peut être assisté dans la commission par les autres rapporteurs officiels de son propre notariat, qui peuvent intervenir dans le débat sur certains points de leur rapport.

Les présidents des délégations ont droit de parole dans toutes les commissions.

44.3. Chaque commission est présidée par le coordonnateur international de son thème, assisté d'un ou de deux secrétaires, que la Commission élit parmi ses membres lors de la première réunion.

44.4. Le coordonnateur international, au début de la réunion, résume le rapport de synthèse auquel se réfère l'article 45 ci-après.

Ensuite le représentant de chaque délégation illustre brièvement les aspects les plus saillants de son rapport et les propositions finales.

44.5. A la fin du débat, la commission nomme un comité restreint chargé de la rédaction du texte de la délibération et présidé par le coordonnateur international qui, sur invitation du Président de l’Union, la présente à la réunion plénière convoquée à la fin du Congrès.

Le texte de la délibération doit refléter fidèlement le déroulement des débats, leurs conclusions et les éventuels dissentiments, et, avant d'être soumis à l'approbation de la réunion plénière du Congrès, il doit être approuvé par la commission.

Art. 45. - Les coordonnateurs internationaux et les rapporteurs

45.1. Le Conseil Permanent, lors de la réunion suivant immédiatement la clôture du Congrès, nomme un coordonnateur international pour chaque thème choisi pour le Congrès suivant et il communique son choix aux personnes désignées et à tous les organismes représentatifs des Notariats membres de l'Union;

Chaque coordonnateur international doit, dans les trois mois qui suivent sa nomination par le Conseil Permanent, établir le plan de développement du thème dont il a été chargé et le communiquer au Président de l’Union, au Président de la Commission des Thèmes et des Congrès ainsi qu'aux organismes représentatifs des Notariats membres de l'Union.

Les organismes précités doivent nommer leurs propres rapporteurs dans les deux mois qui suivent la réception du plan élaboré par les coordonnateurs internationaux; ils en informent le Président de l’Union, le Président de la Commission des Thèmes et des Congrès ainsi que les coordonnateurs internationaux de chaque thème.

45.2. Les rapporteurs nationaux doivent respecter autant que possible le plan établi par chaque coordonnateur international, auquel ils doivent transmettre leur propre rapport six mois au moins avant le Congrès;

Les rapports, rédigés dans une des langues usuelles de l'Union, doivent contenir une brève proposition finale et un résumé en espagnol, en français ainsi qu’en anglais. Ils ne pourront se référer à des problèmes de politique nationale et/ou internationale ou ayant un caractère religieux et devront parvenir au Comité Organisateur par l'intermédiaire des organismes représentatifs des Notariats membres de l'Union, au moins deux mois avant le Congrès.

Chaque coordonnateur international, sur base des rapports reçus, rédige un rapport de synthèse, dans lequel sont mis en évidence les différents points de vue exprimés dans les rapports, avec une proposition finale unitaire. Il doit le transmettre aux rapporteurs nationaux au moins trois mois avant le début du Congrès.

45.3. Chaque coordonnateur international doit informer périodiquement le Président de l’Union et le Président de la Commission des Thèmes et des Congrès sur le déroulement des travaux de son propre groupe d'études.

Chaque coordonnateur doit, immédiatement après le Congrès et en vue de leur diffusion par le Président de l’Union, transmettre à celui-ci et au Président de la Commission des Thèmes et des Congrès les résolutions adoptées sur le thème dont il est responsable, et ceci dans les langues usuelles de l’Union. Le cas échéant le coordonnateur international indique quel est le texte original et quelles sont les traductions officielles.

45.4. Le Président nouvellement élu de l’Union prononce le discours de clôture du Congrès en exposant ses idées sur la gestion future de l’Union.

TITRE VIII : RETRIBUTION DES CHARGES AU SEIN DE L’UNION

Art. 46.- Financement et remboursements

46.1. Toutes les charges au sein de l'Union sont gratuites.

46.2. Le Conseil Permanent, sur base d'un budget approuvé par l’Assemblée des Notariats membres, alloue aux organes, institutions et commissions de l'Union, les sommes dont il peut disposer pour les frais de leur fonctionnement, en tenant compte de la norme visée à l'art. 9.18 de ce Règlement.

46.3. Le Comité Exécutif peut décider de l'attribution de sommes à titre de remboursement soit partiel soit total de frais, sur présentation des documents s'y rattachant, aux personnes chargées de missions particulières.

TITRE IX : REPRESENTANTS DE L’UNION AUPRES DES ORGANISATIONS INTERNATIONALES

Art. 47. - Obligations

47.1. Les représentants de l'Union auprès des organisations internationales doivent:

- participer aux réunions et aux activités des organisations auprès desquelles ils sont accrédités par le Président de l'Union, en se faisant éventuellement aider par un ou plusieurs chargés d’affaires désignés en accord avec le représentant, par le Président de l'Union;

- se procurer la documentation relative aux sujets examinés qui se réfèrent directement ou indirectement au notariat et la mettre à la disposition du Conseil Permanent, en envoyant au Président un rapport bref mais circonstancié, à la fin de chaque réunion;

- présenter à chaque réunion du Conseil Permanent respectivement du Comité Exécutif un rapport sur l'activité déployée pendant la période qui suit le rapport précédent en identifiant clairement les points intéressant le notariat avec éventuellement une proposition d’action, ceci afin que les Conseillers soient informés et qu'ils puissent adopter les décisions opportunes;

- collaborer étroitement avec les Secrétaires Permanents dans le cadre du Comité de Coordination des Représentants;

- prendre dans les organisations internationales auprès desquelles ils sont accrédités, les initiatives nécessaires afin de connaître les sujets examinés, pour que le notariat soit présent pendant la discussion mais soit surtout en mesure de participer à l'élaboration des projets;

- participer aux débats dans les réunions de l'organisation internationale auprès de laquelle ils sont accrédités et préparer des mémoires, des propositions et des rapports, en accord avec cette organisation ou même sur leur propre initiative avec le support des commissions de l’Union, le cas échéant, en respectant rigoureusement les directives du Conseil Permanent et la politique générale de l'Union;

- envoyer une copie de la correspondance concernant la représentation dont ils sont chargés ainsi que leurs rapports aussi bien au Président de l'Union qu'aux Secrétaires Permanents de l'Union.

47.2. La charge de représentant auprès des organisations internationales conférée par le Président de l'Union, après consultation du Comité Exécutif, a la même durée que la législature. Le représentant en charge reste en fonction jusqu'à l'accréditation de son successeur.

47.3. Les représentants qui ne respectent pas les obligations susmentionnées sont remplacés par décision du Président de l’Union après consultation du Comité Exécutif.

47.4. Les normes de cet article sont aussi valables, dans la mesure où elles sont applicables, pour les personnes déléguées même occasionnellement pour participer à des réunions ou à des congrès en vue d'y représenter l'Union.

47.5. Les Secrétaires Permanents veillent à ce que l’action des représentants de l’Union sur leurs continents respectifs se fasse en conformité avec les normes précitées et informent le Président de l’Union de leur accomplissement.

Art. 48. – Comité de Coordination

48.1. Les Secrétaires Permanents forment un Comité de Coordination des Représentants chargé de recenser et de restructurer les représentations ainsi que de déterminer les organisations auprès desquelles il convient de les renforcer. Ce Comité développera également des lignes de conduite générale à soumettre au Conseil Permanent auquel il pourra par ailleurs transmettre des propositions de candidatures aux postes de représentants.

48.2 Le Comité se réunira, à tout le moins, en concomitance avec les sessions du Conseil Permanent. Les Secrétaires Permanents pourront également se réunir séparément avec les représentants de leurs continents respectifs.

48.3 Son fonctionnement est régi par des normes analogues à celles applicables aux commissions de l’Union.

DISPOSITION FINALE

Le présent règlement entre en vigueur dès son approbation et il remplace ainsi qu'annule toutes les précédentes normes réglementaires et dispositions complémentaires quelle que soit la date de leur promulgation.

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