STATUTS

Approuvés par l'Assemblée des Notariats membres

à Amsterdam, le 25 mai 1989

et modifiés pour la dernière fois à Athènes

le 29 septembre 2001

TITRE Ier : REGLES GENERALES

Art. 1.- Dénomination. Nature. Sièges

1.1. L'Union Internationale du Notariat Latin (UINL), dénommée ci-après "Union", est une organisation non gouvernementale, constituée pour promouvoir, coordonner et développer la fonction et l’activité notariales dans le monde entier, afin d'en assurer, grâce à une plus étroite collaboration entre les notariats, la dignité et l'indépendance pour un meilleur service aux personnes et à la société.

1.2. L'Union représente l'unité spirituelle et l'institution du notariat latin dont les membres sont des juristes, conseils indépendants et impartiaux qui, par investiture de l'autorité publique, confèrent aux documents qu'ils rédigent l'authenticité, instrument de garantie de la sécurité juridique et de la liberté contractuelle.

1.3. L'Union reconnaît devoir son origine au premier Congrès International réuni à Buenos Aires le 2 octobre 1948 à l'initiative du Collège des Notaires de cette ville.

1.4. L'Assemblée des Notariats membres de l'Union détermine le siège légal de l'Union; ce siège est actuellement établi à Buenos Aires (Argentine).

Le Conseil Permanent détermine le siège du centre de l’administration de l’Union.

Art.2.- Buts et objets.

2.1. L’Union a pour buts et également pour objets:

a) la promotion, l’évolution et l’application des principes fondamentaux du système du Notariat Latin tels qu’approuvés par le Conseil Permanent lors de sa session à La Haye en mars 1986 ;

b) la représentation du notariat auprès des organisations internationales;

c) la collaboration avec les organisations internationales et la participation à leurs activités;

d) la collaboration avec les organismes nationaux dont notamment ceux du Notariat;

e) l'étude du droit dans le domaine de l'activité notariale et la collaboration aux travaux tendant à son harmonisation;

f) l'étude et la compilation systématique de la législation relative à l'institution du notariat latin;

g) la promotion des congrès internationaux et le parrainage de réunions professionnelles dépassant le cadre purement national.

2.2. Font également partie des buts de l'Union l'établissement de relations:

a) avec les notariats en évolution ainsi qu’avec les notaires de pays n'ayant pas d'organisation notariale afin de collaborer à leur structuration et à leur organisation en prévision de leur adhésion à l'Union;

b) avec des organisations notariales qui répondent à des systèmes juridiques susceptibles d'appartenir au notariat latin;

c) avec des organisations qui ne rentrent pas dans le système du notariat latin, afin de collaborer avec elles dans des domaines d'intérêt commun.

Art. 3.- Membres de l'Union

3.1. L'Union est constituée des notariats membres.

3.2. Ceux-ci sont représentés :

a) par les conseils supérieurs des Notariats membres ou, à défaut, par des organismes analogues de caractère national;

b) par les collèges et institutions notariales de caractère régional ou provincial, à défaut des organismes visés au paragraphe précédent, à condition qu'il n'y ait en tout état de cause qu'une seule délégation par pays.

3.3. La procédure d’admission des Notariats à l'Union est réglée par l'art. 18.

3.4. Il incombe au Conseil Permanent de tenir à jour la liste des notariats membres de l'Union.

3.5. Les notariats membres sont tenus d'observer les normes des Statuts de l’Union ainsi que des règlements tant de l’Union que de ses institutions, organes et commissions.

Ils sont tenus par ailleurs de verser leurs cotisations dans les délais requis.

3.6. La qualité de membre de l'Union se perd:

a) par suite de démission;

b) sur décision de l'Assemblée prise à la majorité des deux tiers des votes émis quand il existe des motifs graves et justifiés inhérents aux buts et aux objets de l'Union ainsi qu’au respect des présents Statuts;

c) en cas de constatation par l’Assemblée que le notariat en cause, malgré des interventions répétées, ne manifeste à l’évidence plus aucun intérêt pour l’Union;

d) en cas de dissolution ou de disparition de l’organisme représentant le Notariat membre.

3.7. La reconnaissance officielle des organismes notariaux à compétence nationale exclut la reconnaissance d'autres organismes à compétence régionale ou provinciale.

3.8. Aucune reconnaissance officielle n'a de caractère irrévocable.

Art 4. - Adhérents Individuels

4.1. L’Union peut également avoir des adhérents individuels consistant en des notaires ressortissants d’un pays membre de l’Union, ainsi que d’autres personnes et organismes qui partagent ses idéaux, soutiennent son action et sont admis comme tels par décision du Conseil Permanent.

4.2. Ils ne sont pas membres au sens de l’art. 3 des Statuts; leurs droits et obligations sont déterminés par le Règlement ou, le cas échéant, par le Conseil Permanent, notamment en ce qui concerne les publications de l’Union, les droits d’inscription aux Congrès Internationaux du Notariat Latin ainsi qu’aux journées, séminaires et colloques organisés par les institutions ou organes de l’Union ou sous l’égide de celle-ci.

4.3. La qualité d’adhérent individuel se perd :

- par suite de renonciation formelle à cette qualité ;

- en cas de non-paiement de la cotisation durant tout un exercice ;

- pour des motifs graves sanctionnés par le Conseil Permanent sur rapport afférent de la Commission des Adhérents Individuels.

Art. 5. - Ressources de l’Union

Les ressources de l’Union se composent notamment :

1. des cotisations ordinaires ou extraordinaires des Notariats membres;

2. des cotisations des adhérents individuels;

3. des dons, legs, subsides et subventions;

4. des recettes résultant de la publication de travaux des institutions, organismes ou commissions de l’Union;

5. des intérêts et revenus généralement quelconques.

Cette énumération n’est pas limitative.

Art. 6. – Langue

L'Union n'a pas de langue officielle.

Art. 7.-. Institutions et organismes de l'Union

7.1. L'Union dispose des institutions suivantes pour la réalisation de ses buts de caractère général et permanent:

a) L'Office Notarial Permanent d'Echange International (ONPI), auquel incombe l'échange et la diffusion des informations relatives au notariat, l'élaboration et l'édition de la Revue Internationale du Notariat (RIN), ainsi que l’élaboration d’études qui lui sont confiées par le Conseil Permanent;

b) Les Secrétariats Permanents, institués sur les continents où sont implantés au moins douze (12) notariats membres de l'Union, pour participer aux activités de l'Union et pour conserver et diffuser la documentation s'y rattachant;

c) Le Secrétariat Administratif est chargé de la préparation et du suivi des dossiers concernant les différents organes de l’Union ainsi que de la rédaction des procès-verbaux de leurs réunions ; de la centralisation des archives ainsi que de l’administration courante des affaires de l’Union. Il est également le centre administratif, comptable et financier de l’Union;

d) Le Congrès International du Notariat Latin.

7.2. L'Union peut instituer les organismes, les commissions et les groupes de travail qu'elle considère comme utiles, aussi bien sous forme unitaire, qu'en les divisant en sections et en délégations.

La structure, le fonctionnement et l'activité de ces organismes, commissions et groupes de travail de même que leurs buts, sphères d'activité et compositions seront régis par le Règlement approuvé par le Conseil Permanent.

L'institution, la modification et la suppression de ces organismes, commissions et groupes de travail relèvent de la compétence exclusive du Conseil Permanent; ces décisions n'impliquent aucune modification aux Statuts.

TITRE II: LES ORGANES DE L'UNION

Art. 8. – Enumération

Les organes de l'Union sont:

a) l'Assemblée des Notariats membres;

b) le Conseil Permanent et son Comité Exécutif;

c) le Président;

d) le Conseil de Surveillance Financière.

CHAPITRE I: L'ASSEMBLÉE DES NOTARIATS MEMBRES

Art. 9.- Fonctions

L'Assemblée, qui est l'organe suprême de l'Union, est constituée de tous les Notariats membres de cette dernière et ses résolutions, adoptées dans les limites de sa compétence, sont obligatoires pour tous ses membres et sont exécutées par les organes ou les institutions compétents de l’Union.

Art. 10.- Composition des Assemblées

10.1. Les Assemblées, qu'elles soient ordinaires ou extraordinaires, sont constituées des Présidents des organismes représentatifs des notariats membres, ou leurs délégués, en conformité avec les dispositions nationales respectives, ou encore des personnes déléguées à cet effet, le tout conformément aux dispositions de l'article 3.2.

10.2. Il appartient à l'Assemblée, à la suite d’un rapport établi par une commission de vérification des pouvoirs composée de trois membres du Conseil Permanent désignés par ce dernier sur proposition du Président de l’Union, de constater la légitimité de la représentation de chaque notariat à ladite Assemblée, ainsi que la régularité de la constitution de celle-ci, qu'il incombe au Président de déclarer.

Art. 11.- Réunions

11.1. L'Assemblée se réunit, sous la conduite du Président de l'Union, en session ordinaire chaque année à une date fixée par ledit Président dans une période comprise entre septembre et novembre et fixée au moins neuf mois à l’avance. La dernière session ordinaire d’une législature se tiendra en coïncidence avec le Congrès International du Notariat Latin.

11.2. Chaque période de trois ans débutant le 1er janvier de la première année pour se terminer le 31 décembre de la troisième année est considérée comme formant une législature.

11.3. L'Assemblée peut être convoquée en session extraordinaire par le Président de l'Union, soit de sa propre initiative, soit à la demande du Conseil Permanent ou de celle d'au moins un quart des notariats membres; dans ces deux derniers cas la réunion doit avoir lieu au maximum dans les 60 jours qui suivent la réception de la demande afférente.

Art. 12.- Quorum de présence

12.1. Les Assemblées ordinaires requièrent, pour être valablement constituées, un quorum de présence d'au moins un tiers du nombre des notariats membres.

12.2. Les Assemblées extraordinaires requièrent, pour être valablement constituées, un quorum de présence d'au moins la moitié du nombre des notariats membres.

12.3. Le quorum de présence constaté au début de la réunion sera valable, à tous effets, pendant toute la durée de celle-ci.

Art. 13.- Droit de vote

Chaque notariat a droit à un seul représentant, une seule voix et un seul vote. Toutefois, un Notariat membre qui n'a pas satisfait à ses obligations financières envers l'Union est privé du droit de vote, à moins que l'Assemblée ne considère qu'il existe une justification valable pour cette défaillance.

Art. 14.- Délibérations

Les décisions sont prises à la majorité des votes des notariats représentés à l'Assemblée avec droit de vote, aux termes de l'art. 13, sauf pour ce qui est prévu autrement dans les présents statuts.

Les abstentions ne seront pas prises en compte pour déterminer le quorum de validité des délibérations.

Art. 15.- Interdiction de délégation

Les Notariats membres de l'Union ne peuvent se faire représenter par un autre notariat à aucun moment de l‘Assemblée.

Art. 16.- Droit de participation

16.1. Les membres du Conseil Permanent peuvent assister à l'Assemblée avec droit de parole, mais sans droit de vote.

16.2. Sur proposition du Président, l'Assemblée peut autoriser toute autre personne à assister à une de ses sessions.

Art. 17.- Compétence normale de l'Assemblée ordinaire

17.1. L'Assemblée est informée de l'état de l'Union par un rapport du Président de l'Union; elle adopte le programme d'activités de l'Union et supervise le fonctionnement des rouages de celle-ci.

17.2. Lors de sa dernière réunion avant la fin d'une législature, l’Assemblée élit pour la législature ultérieure:

17.2.1. Les responsables suivants de l’Union parmi les membres du Conseil Permanent appartenant à des Notariats ayant rempli leurs obligations financières envers l’Union :

a) le Président de l’Union;

b) les Vice-Présidents de l’Union ;

c) le Trésorier de l’Union.

L’Assemblée reçoit des propositions afférentes de la part du Conseil Permanent mais est libre de les suivre ou non.

17.2.2. Le nombre que l’Assemblée juge approprié de nouveaux membres effectifs du Conseil Permanent sans excéder un nombre total de membres du Conseil Permanent double du nombre des Notariats membres de l’Union.

En cas de diminution de ce dernier nombre, le nombre total de membres du Conseil Permanent sera adapté, dès que possible, à cette situation.

Sans préjudice de son droit souverain de décision, l'Assemblée tiendra compte dans ses choix des propositions afférentes du Conseil Permanent, de la vocation de chaque Notariat membre d'être représenté audit Conseil, des qualités personnelles des candidats, de l'apport global à l'Union du notariat auquel chacun d'eux appartient ainsi que du respect d'un équilibre géographique au sein du Conseil Permanent.

17.2.3. Les membres du Conseil de Surveillance Financière.

17.3. L'Assemblée analyse, approuve ou redresse les comptes annuels ainsi que le budget de l’Union proposés par le Conseil Permanent après avoir recueilli l’avis du Conseil de Surveillance Financière.

17.4. L'Assemblée délibère sur les sujets mis à l'ordre du jour par le Président, de sa propre initiative ou sur décision du Conseil Permanent.

17.5. L'Assemblée examine en outre tous les sujets proposés par tout Notariat membre suffisamment à l'avance pour pouvoir être connus des autres notariats, suite à leur inscription à l'ordre du jour.

17.6. Exceptionnellement, elle pourra traiter de sujets non inclus dans l’ordre du jour et proposés par le Président ou un Notariat membre avec l’accord, dans ce dernier cas, des trois quarts des Notariats membres présents à l’Assemblée avec droit de vote.

Art. 18.- Compétences particulières de l'Assemblée ordinaire.

18.1. Admission de membres

18.1.1. Les délibérations concernant l'admission à l'Union d'autres notariats relèvent de la compétence exclusive de l'Assemblée réunie en session ordinaire.

18.1.2 Tout dossier de demande d'admission est instruit par le Comité Exécutif, qui après avoir consulté les Notariats membres à l'avance, s'il le juge opportun, la soumettra, avec son rapport et sa proposition, aux membres du Conseil Permanent pour avis et à l’Assemblée des Notariats membres pour décision.

18.1.3 La demande d'admission doit, pour être accueillie, obtenir le vote favorable des deux tiers des votes émis.

18.2. Modifications des Statuts

18.2.1. L’Assemblée est appelée à se prononcer sur toute modification des statuts proposée par le Conseil Permanent de sa propre initiative ou à la demande d’un Notariat membre.

18.2.2. Toute modification des statuts de l’Union requiert le vote favorable de deux tiers des notariats présents à l’Assemblée.

Art. 19.- Compétence des Assemblées extraordinaires

Les Assemblées extraordinaires peuvent traiter et délibérer sur tous les sujets inclus dans leur ordre du jour.

CHAPITRE II: LE CONSEIL PERMANENT

ET SON COMITE EXECUTIF

I

LE CONSEIL PERMANENT

A. FONCTIONS, COMPETENCES ET COMPOSITION

Art. 20. – Fonctions

Le Conseil Permanent est l'organe de direction et de gouvernement de l'Union; il en détermine les activités, et exécute ses propres décisions ainsi que celles de l'Assemblée. Il fixe par ailleurs les lignes directrices de l’action du Comité Exécutif de même qu’il délimite les délégations de pouvoirs qu’il accorde audit Comité.

Art. 21. – Compétences

Le Conseil Permanent a les compétences suivantes:

a) l’établissement de règlements;

b) la désignation, parmi ses membres, des responsables des institutions, organismes, commissions et groupes de travail décrits aux articles 7.1 et 7.2;

c) l'institution des organismes, des commissions, avec leur sections ou délégations éventuelles, et des groupes de travail auxquels se réfère l'art. 7.2 des Statuts, qui peuvent avoir un caractère continu, se référer à des périodes déterminées, ou avoir un caractère occasionnel. Le Conseil Permanent établit en outre leur sphère d'activité et désigne les personnes chargées de les diriger;

d) l'établissement des normes relatives à son propre fonctionnement;

e) les propositions à faire en vue de l'élection aux fonctions de:

- Président de l’Union;

- Vice-Présidents de l’Union, à raison d’un pour chacune des zones suivantes:

* Afrique

* Amérique du Nord, Amérique Centrale et Caraïbes

* Amérique du Sud

* Asie et Océanie

* Europe

de préférence sur présentation consensuelle des conseillers de chaque zone concernée;

- Trésorier de l’Union;

f) l’élection des autres membres du Comité Exécutif;

g) la désignation des récipiendaires de l’Ordre du Mérite, sur proposition du Conseil de l’Ordre du Mérite de l’Union Internationale du Notariat Latin, qui est destiné à reconnaître et à récompenser, en le signalant à la considération publique, le mérite professionnel de notaires exceptionnels ainsi qu’à honorer des personnes qui, bien que n’étant pas notaires, ont, par leurs activités et leur support, contribué de façon particulière à la consolidation et à l’expansion du notariat latin ;

h) la promulgation et la modification de règlements pour l’exécution des statuts ;

i) l’élaboration des propositions de modifications des statuts à soumettre à l’Assemblée des Notariats membres ;

j) l’interprétation des statuts.

Art. 22. – Composition

Le Conseil Permanent se compose de tous les Conseillers y compris le Président.

Art. 23.- Nature des fonctions de membre du Conseil Permanent

23.1. Les fonctions de membre du Conseil Permanent ont un caractère strictement personnel; elles ne constituent aucunement une représentation du notariat d'origine, bien qu'au moment de l'élection il soit tenu compte de la nationalité du candidat.

23.2. Les membres du Conseil Permanent doivent non seulement participer aux activités de l'Union mais maintenir un étroit contact avec leur notariat d'origine en l'informant sur le travail effectué par le Conseil Permanent et en rapportant à ce dernier les préoccupations ainsi que les souhaits de leur notariat.

23.3. Les Notariats membres sont tenus de soutenir financièrement, de manière appropriée et pendant la durée de leurs mandats au Conseil Permanent, les Conseillers qu'ils ont présentés et qui ont été élus audit Conseil.

Il en sera de même pour leurs délégués dans les différentes commissions de l'Union ainsi que pour les représentants de l’Union auprès des organisations internationales.

23.4. Les Conseillers qui ont assumé les fonctions de Président, de Vice-Président ou de Trésorier de l’Union peuvent conserver à titre honoraire la qualification de leurs fonctions antérieures.

23.5. Les membres du Conseil Permanent peuvent assister, avec droit de parole, aux réunions de tous les organes, commissions et institutions de l’Union.

B. FONCTIONNEMENT

Art. 24. - Réunions du Conseil Permanent

Le Conseil Permanent se réunit sous la conduite du Président de l’Union:

1. Immédiatement après l'Assemblée des Notariats membres qui a élu les nouveaux membres du Conseil Permanent, pour élire à son tour les membres du Comité Exécutif autres que le Président, les Vice-Présidents et le Trésorier, ces derniers étant élus directement par l’Assemblée.

2. En session ordinaire,

a) au plus tard le 15 mars du début de chaque législature pour procéder notamment à la passation des consignes, à la fixation des lignes directrices de l’action de l’Union durant la nouvelle législature, à la détermination des délégations à accorder au Comité Exécutif aux termes de l’article 20 ainsi que pour procéder, sur proposition du Comité Exécutif, à la désignation des responsables des institutions de l’Union mentionnées à l’art. 7.1 ci-dessus, de même qu’à celle des personnes chargées de diriger les organismes, les commissions, avec leurs sections ou délégations éventuelles, et les groupes de travail auxquels se réfère l’art. 7.2.

b) immédiatement avant les sessions des Assemblées ordinaires de ladite législature et si nécessaire, immédiatement à la suite de ces Assemblées pour traiter de l’exécution de décisions importantes éventuellement prises par ces dernières.

3. En session extraordinaire, et sans limitation aucune, soit à l'initiative du Président, soit sur demande d'au moins un tiers des membres du Conseil Permanent; dans ce dernier cas la réunion doit avoir lieu au plus tard dans les 60 jours qui suivent la réception de la demande.

Art. 25.- Quorum pour la validité des réunions

25.1. Les sessions du Conseil Permanent sont valablement constituées, avec pouvoir de prendre des décisions, dès qu’un tiers des membres du Conseil Permanent, parmi lesquels la moitié des membres du Comité Exécutif, sont présents.

25.2. Le quorum de présence, applicable tout au long de la session du Conseil Permanent, est celui établi au début de la session.

25.3. Pour la désignation des candidats aux fonctions de Président, de Vice-Présidents et de Trésorier de l’Union ainsi que pour les délibérations considérées par le Président et les deux tiers des autres membres du Comité Exécutif comme vitales pour la bonne marche de l'Union, le tout sans préjudice du pouvoir souverain de l'Assemblée, le quorum de présence est de deux tiers des membres du Comité Exécutif et de la moitié des membres effectifs du Conseil Permanent.

Art. 26.- Majorité requise pour la validité des délibérations

26.1. Les délibérations seront adoptées à la majorité simple des Conseillers présents, exception faite pour celles concernant les points énumérés à l'article 25.3., qui doivent être prises à la majorité des Conseillers présents, sous réserve de la désignation du candidat à la Présidence qui est réglée à l’article 36.

Les abstentions ne seront pas prises en compte pour déterminer le quorum de validité des délibérations.

26.2. En cas d'égalité de voix, celle du Président est prépondérante.

Art. 27.- Droit de vote

27.1. Lors des réunions du Conseil Permanent, chaque Conseiller a droit à une voix pour toute délibération portant sur les sujets énumérés à l’article 21.

27.2. Le droit de vote ne peut être délégué.

27.3. Les modalités du vote relèvent de la compétence du Président; le vote sera au scrutin secret s'il concerne des personnes ou si un dixième des Conseillers présents en font la demande.

C. RENOUVELLEMENT DU CONSEIL PERMANENT

Art.28.- Election des nouveaux membres du Conseil Permanent.

28.1. L'élection des nouveaux membres du Conseil Permanent relève de la compétence de l'Assemblée dans le cadre des dispositions de l'article 17.2.2.

28.2. Toute candidature à un siège au sein du Conseil Permanent doit faire l'objet d'une proposition du notariat auquel appartient le candidat. Cette proposition doit parvenir au président de l’Union au moins soixante jours avant la date de l’Assemblée des Notariats membres appelée à procéder aux nominations afférentes.

28.3. Les notaires ayant fait partie d'une institution ou d'un organisme de l'Union pendant plus de deux ans bénéficieront de la priorité pour être élus.

Art. 29.- Durée et perte de la qualité de membre du Conseil Permanent

29.1. Le Conseiller permanent nouvellement élu entre en fonction le 1er janvier successif à son élection.

Il conserve cette qualité pendant six (6) législatures.

Son notariat est cependant libre de proposer la prolongation de son mandat pour une législature supplémentaire, cette possibilité ne pouvant être utilisée que trois fois au maximum.

A la fin de son mandat, il devient Conseiller honoraire.

29.2. Une interruption temporaire des fonctions de notaire, prévue et permise par la législation du notariat concerné, n’entraîne pas la perte de la qualité de membre du Conseil Permanent.

En cas de cessation définitive, volontaire ou par retraite obligatoire, des fonctions de notaire, le membre du Conseil Permanent concerné devient Conseiller honoraire à la fin de la législature durant laquelle se produit cette cessation de fonctions.

Par contre, la perte de la qualité de membre du Conseil Permanent est automatique si la cessation des fonctions de notaire résulte d’une sanction disciplinaire ou si elle intervient volontairement pour embrasser une profession incompatible avec celle du notaire d’après les règles de la législation de son pays.

Enfin, un Conseiller peut également être révoqué pour motifs graves par l'Assemblée.

29.3. Le Conseiller qui ne participe pas à trois réunions consécutives du Conseil Permanent, sans donner de justifications valables pour ses absences répétées, perd automatiquement sa qualité de Conseiller. S'il n'a, pendant toute cette période, cessé par ailleurs de coopérer et de s'intéresser aux activités de l'Union, le Conseil Permanent peut lui conférer le titre de Conseiller honoraire.

29.4. Le Conseiller qui présente spontanément sa démission aura le titre de Conseiller honoraire.

29.5. Les Conseillers honoraires peuvent participer aux réunions du Conseil Permanent, sans prendre part aux votes.

II

LE COMITE EXECUTIF

Art. 30. - Fonctions et compétences

Le Comité Exécutif conduit les affaires de l’Union dans le cadre du programme d’activités adopté par l’Assemblée des Notariats membres et des lignes directrices définies par le Conseil Permanent de l’Union.

Il assume la gestion des affaires ordinaires ainsi que de celles qui, de l’avis du Président de l’Union, requièrent une décision rapide.

Par ailleurs, le Comité Exécutif exerce, avec le même effet, toutes les fonctions et missions que le Conseil Permanent et/ou l’Assemblée des Notariats membres lui aura déléguées

Il veille en outre à l’exécution par les institutions, organismes, commissions, sections et groupes de travail des tâches à assumer par ces derniers et il donne son avis au Président de l’Union quant à la désignation des représentants de l’Union auprès des Organisations Internationales.

Il surveille enfin l’évolution des finances de l’Union.

Art. 31.- Composition

31.1. Le Comité Exécutif se compose du Président de l’Union, des Vice-Présidents et du Trésorier ainsi que des autres conseillers exécutifs pour atteindre un nombre impair total n’excédant pas un tiers du nombre des Notariats membres de l’Union.

31.2. Les fonctions exécutives énumérées à l’art. 31.1, seront réparties de façon équitable entre les différents continents puis, le cas échéant, à l’intérieur de ceux-ci, entre les différentes zones géographiques énumérées ci-dessus sub 21 e).



31.3. Seuls des notaires en exercice ayant déjà exercé au moins une législature complète au sein du Conseil Permanent peuvent accéder à la fonction de Conseiller exécutif.

31.4. Le Président de l’Union peut proposer au Conseil Permanent la nomination d’un Conseiller effectif, remplissant les conditions prévues à l’art. 31.3, pour remplir les fonctions de Secrétaire. Ce dernier fera ainsi partie du Comité Exécutif et sera pris en compte pour respecter le nombre total de Conseillers exécutifs fixé à l’alinéa 1 du présent article.

Le Secrétaire rédigera, en collaboration avec le Secrétariat Administratif, les procès-verbaux du Conseil Permanent et du Comité Exécutif, tout en assistant le Président pour les autres travaux que ce dernier lui confiera.

Art. 32.- Durée des fonctions exécutives

32.1. Les fonctions de membre du Comité Exécutif ont une durée égale à celle de la législature pour laquelle ils ont été élus, sauf en cas de vacance de poste en cours de législature, auquel cas le nouveau Conseiller élu termine le mandat de son prédécesseur.

32.2. Un Conseiller ne peut exercer des fonctions exécutives durant plus de deux législatures consécutives, si ce n'est pour remplir la fonction de président, de vice-président ou de trésorier.

32.3. A l’expiration de leur mandat, les membres sortants du Comité Exécutif reprennent leurs fonctions de membres du Conseil Permanent pour le restant de la période fixée à l’art. 29.1.

Art 33. – Réunions

33.1. Le Comité Exécutif se réunit en session ordinaire au moins deux fois par an en suivant, quant au lieu, dans la mesure du possible, un ordre d’alternance entre les continents. Une de ces réunions annuelles se tient de plein droit la veille de chaque session du Conseil Permanent notamment pour préparer ladite session.

33.2. Le Comité Exécutif peut également se réunir en session extraordinaire, et sans limitation aucune, soit à l’initiative du Président, soit sur demande d’au moins un tiers des Conseillers exécutifs ; dans ce dernier cas la réunion doit avoir lieu au plus tard dans les 30 jours qui suivent la réception de la demande.

33.3. Le quorum de présence requis est de la majorité des membres du Comité Exécutif et les décisions prises devront recueillir l’assentiment de la majorité des participants au vote, les abstentions n’étant pas prises en compte. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.

33.4. Tous les autres membres du Conseil Permanent sont informés de la date et du lieu de ces réunions ainsi que de leur ordre du jour. Ils reçoivent également communication des conclusions desdites réunions.

CHAPITRE III: LE PRÉSIDENT

Art.34. – Fonctions et pouvoirs - Conseil Consultatif de la Présidence

34.1. Le Président de l’Union est le représentant officiel de celle-ci ainsi que le garant de son unité et des statuts.

34.2. Le Président de l'Union convoque et préside l'Assemblée des Notariats membres ainsi que le Conseil Permanent et le Comité Exécutif, et il a la faculté de convoquer des réunions générales, sectorielles ou locales des responsables des institutions, des Présidents des organismes et des représentants auprès des organisations internationales.

34.3. Le Président conduit la politique de l’Union avec la collaboration du Comité Exécutif selon le programme d’activités adopté par l’Assemblée des Notariats membres et les lignes directrices définies par le Conseil Permanent.

34.4. Le Président de l’Union s’appuye sur un “Conseil Consultatif de la Présidence” ayant purement des fonctions de conseil et d’information.

En font partie le Président, qui le convoque et en dirige ses débats, de même que les présidents des deux dernières législatures; le plus ancien de ces derniers étant remplacé par le président de la législature suivante dès l’élection de celui-ci par l’Assemblée des Notariats membres.

Art. 35.- Vacance du poste de Président

En cas de décès, de démission ou d'incapacité permanente d’exercer ses fonctions constatée médicalement, le Président est remplacé par le Vice-Président de la zone à laquelle le Président appartient, qui terminera le mandat de son prédécesseur.

Art.36 – Désignation du candidat du Conseil Permanent à la Présidence de l’Union

36.1. Sous réserve du pouvoir souverain de l’Assemblée des Notariats membres en la matière, le Conseil Permanent a la prérogative de la sélection d’un candidat à la Présidence de l’Union.

36.2. Pour obtenir cette investiture, il est nécessaire que le Conseil Permanent, siégeant avec un quorum de présence de la moitié de ses membres lors de la troisième session ordinaire de chaque législature, l’accorde au postulant à la majorité des deux tiers de tous les conseillers présents .

Si cette majorité n’est pas atteinte, un deuxième tour sera organisé au cours duquel le vote favorable de plus de la moitié des Conseillers présents sera suffisant pour emporter l’investiture.

36.3. Au cas où après le deuxième tour, il resterait encore plus d’un postulant en lice, celui d’entre eux qui aura obtenu le plus grand nombre de suffrages sera désigné comme étant le candidat du Conseil Permanent à la Présidence.

36.4. En cas d’égalité des voix, le choix définitif se portera sur le postulant comptant le plus grand nombre d’années de présence au sein du Conseil Permanent, sinon sur le plus âgé d’entre eux.

Art. 37. – Election du Président de l’Union

37.1. Le(s) postulant(s) doit (doivent) avoir reçu préalablement le soutien de son (leur) notariat.

37.2 Pour être élu, un postulant doit obtenir le vote favorable de deux tiers des Notariats membres présents à l'Assemblée avec droit de vote. Si ce pourcentage n’est pas atteint après les deux premiers tours, le vote favorable de la moitié des Notariats membres présents à l’Assemblée avec droit de vote sera suffisant pour l’emporter au troisième tour ; si après celui-ci il reste en lice plus d’un candidat à la présidence de l’Union, celui qui aura obtenu le plus grand nombre de voix est considéré comme élu ; enfin en cas d’égalité de voix, la présidence de l’Union reviendra à celui des candidats qui comptera le plus grand nombre d’années de présence au sein du Conseil Permanent sinon au plus âgé d’entre eux.

37.3 Un président sortant ne peut être réélu pour la législature suivante.

Art. 38.- Alternance entre les continents

A moins que des raisons exceptionnelles n'entraînent une décision différente, le Président ne peut appartenir au même continent que le Président précédent.

CHAPITRE IV : LE CONSEIL DE SURVEILLANCE FINANCIERE

Art. 39. - Fonctions, compétences et composition

Le Conseil de Surveillance Financière dont le mandat s’étend sur toute la durée d’une législature, se compose de trois membres, dont un avec fonction de Président, élus par l’Assemblée des Notariats membres parmi des candidats n’appartenant pas au Conseil Permanent mais proposés par les Notariats membres.

Cet organe rédigera, après consultation du Trésorier de l’Union, pour chaque session du Conseil Permanent et de l‘Assemblée des Notariats membres de l‘Union un rapport sur les comptes de l’exercice écoulé et la pertinence des dépenses engagées, le tout basé sur une révision en bonne et due forme de ceux-ci par un expert en la matière dont le Conseil de Surveillance Financière s‘adjoindra les services. Il présentera également ses observations sur le budget proposé pour l’exercice devant suivre ladite session ainsi que sur sa pertinence.

Il peut être en outre chargé de missions spéciales de vérification et de contrôle, tant par le Conseil Permanent et le Comité Exécutif que par l'Assemblée.

Enfin ses membres sont responsables de l'exécution de leur mandat devant l'Assemblée des Notariats membres.

TITRE III: LES AUTRES FONCTIONS DIRIGEANTES DE L’UNION

CHAPITRE I : LES VICE-PRÉSIDENTS

Art. 40.- Fonctions, désignation et élection

40.1. Les Vice-Présidents de l’Union sont les délégués naturels du Président dans les zones de leurs compétences et assurent le relais entre les organes de l’Union et les notariats de leurs ressorts.

40.2. La désignation des candidats du Conseil Permanent aux postes de Vice-Présidents se fait suivant la même procédure que celle prévue à l’article 36 pour le candidat à la Présidence de l’Union.

40.3. Ils doivent avoir reçu prélablement le soutien de leurs notariats respectifs.

40.4. Tout postulant à une fonction de Vice-Président de l’Union doit recueillir les suffrages de deux tiers des Notariats membres présents à l’Assemblée avec droit de vote. Si ce pourcentage n’est pas atteint dès le premier tour, le vote favorable de la moitié des Notariats membres présents à l’Assemblée avec droit de vote sera suffisant au deuxième tour; si après celui-ci il reste en lice plus d’un candidat de la même zone à une fonction de Vice-Président, celui qui aura obtenu le plus grand nombre de voix est considéré comme élu; enfin en cas d’égalité de voix, la Vice-Présidence de la zone concernée reviendra à celui des candidats qui comptera le plus grand nombre d’années de présence au sein du Conseil Permanent sinon au plus âgé d’entre eux.

40.5. La fonction de vice-président ne peut être assumée plus de deux législatures consécutives, sauf pour une seule législature supplémentaire s’il n’existe pas de candidat éligible de la même zone.

Art. 41.- Vacance de poste

En cas de décès, de démission ou d’incapacité permanente constatée médicalement, un vice-président sera remplacé, à la discrétion du Président, par un autre membre du Comité Exécutif de préférence de la zone à laquelle appartenait le Vice-Président substitué, sous réserve de ratification par le Conseil Permanent et l’Assemblée des Notariats Membres lors de leurs réunions ultérieures.

Au cas où un vice-président serait appelé à succéder au Président de l’Union dans les conditions décrites à l’article 35, son propre successeur sera élu par l’Assemblée lors de sa session la plus rapprochée.

CHAPITRE II: LE TRESORIER

Art. 42. - Fonction, désignation et élection

42.1. Le Trésorier de l’Union est responsable de la gestion consolidée des comptes de l’Union, de l’exécution des règlements à effectuer pour son compte, de la supervision de ses mouvements de fonds et de la présentation de rapports périodiques ainsi que des comptes et du budget annuels.

42.2 La désignation du candidat du Conseil Permanent au poste de Trésorier se fait suivant la même procédure que celle prévue à l’article 36 pour le candidat à la Présidence de l’Union.

42.3 Le postulant doit également avoir reçu préalablement le soutien de son notariat.

42.4 Tout postulant à une fonction de Trésorier de l’Union doit recueillir les suffrages de deux tiers des Notariats membres présents à l’Assemblée avec droit de vote. Si ce pourcentage n’est pas atteint dès le premier tour, le vote favorable de la moitié du quorum sera suffisant au deuxième tour ; si après celui-ci il reste plus d’un candidat à une fonction de Trésorier, celui qui aura obtenu le plus grand nombre de voix est considéré comme élu; enfin en cas d’égalité de voix, la Trésorerie reviendra à celui des candidats qui aura le plus grand nombre d’années de présence au sein du Conseil Permanent sinon au plus âgé d’entre eux.

Art. 43.- Vacance de poste



En cas de décès, de démission ou d’incapacité permanente constatée médicalement, le Trésorier de l’Union est remplacé, à la discrétion du Président, par un autre membre du Comité Exécutif de préférence de la zone à laquelle appartenait le Trésorier substitué, sous réserve de ratification par le Conseil Permanent et l’Assemblée des Notariats Membres lors de leurs réunions ultérieures.

CHAPITRE III : DÉLÉGATIONS

Art. 44- Délégations de représentation

Toute délégation éventuelle de la représentation de l’Union donnée par le Président en vue d’une mission spécifique doit avoir un caractère spécial et concret et être attribuée à une personne déterminée choisie parmi les membres du Conseil Permanent.

Art. 45- Délégations de direction sectorielle

Une délégation peut être également donnée par le Président à un membre du Comité Exécutif pour la direction d’un secteur d’activités spécifique relevant de la compétence dudit Conseil.

TITRE IV: CONGRES INTERNATIONAL DU NOTARIAT LATIN

Art. 46. -. Nature

Le Congrès International du Notariat Latin a pour objet l'étude à un niveau hautement scientifique, de sujets de caractère juridique intéressant directement ou indirectement le notariat.

Il a également pour objectifs de fournir aux membres de la profession un forum de discussion et d‘échange d’expériences ainsi que de permettre à l’institution notariale de faire connaître son rôle et son expérience à la société.

Art.47.- Participation au Congrès

47.1. Chaque notariat membre de l'Union est invité à participer au Congrès avec une délégation.

47.2. Tout notaire répondant à la définition de l‘article 1.2 ainsi que tout adhérent individuel et tout juriste apte selon sa loi nationale à exercer la profession notariale peuvent s'inscrire et participer au Congrès.

Art. 48. – Participation d'observateurs et d'invités

Le Comité Organisateur a, en dehors de son obligation d'inviter les organisations et les personnes indiquées par le Conseil Permanent, la faculté de proposer au Président de l’Union d'admettre au Congrès en qualité d'observateurs ou d'invités tout organisme et toute personne qu'il juge appropriés, en raison de leur activité scientifique, universitaire et professionnelle dans le domaine du droit.

Art. 49.- Périodicité

Le Congrès est organisé tous les trois ans dans une période comprise entre septembre et novembre, sa durée ne peut excéder sept jours.

Art. 50. – Organisation

50.1. Le Congrès est organisé par un notariat membre de l'Union choisi par le Conseil Permanent au moins deux législatures à l'avance parmi ceux qui en ont fait la demande, en maintenant si possible l'alternance entre les continents.

50.2. Le Président du Congrès, qui préside également le Comité Organisateur, est proposé par le notariat organisateur du Congrès et nommé par le Conseil Permanent, de préférence parmi ses membres.

50.3. Le Comité Organisateur du Congrès doit toujours agir en étroite collaboration avec le Conseil Permanent et suivant les directives de ce dernier.

50.4. Le Conseil Permanent communique lors de la dernière réunion plénière du Congrès la date approximative, le lieu et les thèmes du prochain Congrès.

50.5. Le Règlement du Congrès est établi par le Conseil Permanent.

TITRE V: DISPOSITIONS DIVERSES

Art. 51. – Prorogation

Toutes les fonctions indiquées dans les présents Statuts ont une durée équivalente à la législature s'y rattachant et elles seront exercées même après leur expiration, jusqu'au moment de l'entrée en fonction des nouveaux titulaires de ces charges.

Art. 52.- Non-rétroactivité

Les normes contenues à l’article 29.1 n’ont pas d'effet rétroactif pour les Conseillers entrés au Conseil Permanent avant le XIXème Congrès International du Notariat Latin.

ENTREE EN VIGUEUR

Les présents Statuts entrent en vigueur dès leur approbation par l'Assemblée des Notariats membres.

DISPOSITION TRANSITOIRE

La suppression de la fonction de Président d’Honneur de l’Union ne deviendra effective qu’à la fin d’exercice du titulaire actuel.